Préparation des familles
Offrez à chaque famille un parcours clair pour être prête pour le camp.
Trip Centre transforme les effets à apporter, les consignes des programmes et le savoir sur les sorties de votre camp en une seule expérience de préparation que les familles peuvent suivre.
Dites-leur quoi apporter, montrez-leur ce que le camp fournit et aidez-les à faire leurs bagages.
Les familles n’ont pas besoin de plus d’information. Elles ont besoin de savoir ce qui s’applique.
La plupart des camps fournissent déjà beaucoup d’information aux familles.
Le défi, c’est que les détails sur les bagages peuvent être éparpillés dans un guide, des courriels, des pages Web et des listes générales qui couvrent différents programmes ou durées de séjour.
Trip Centre réunit ces réponses dans un seul guide de programme clair.
Les familles doivent encore déterminer
- Quelle liste s’applique à leur campeur
- Ce qui est obligatoire et ce qui est facultatif
- Combien d’exemplaires de chaque article emballer
- Ce qu’il faut pour la vie quotidienne au camp
- Quel équipement personnel est nécessaire pour les sorties
- Quel matériel important le camp fournit déjà
- Ce qu’elles ont, ce qu’il leur manque et ce qui est vraiment emballé
Accès au programme
Commencez par le programme, pas par une liste d’effets générale.
La famille accède normalement au guide par un lien direct fourni par le camp. Le lien sait déjà de quel guide de préparation elle a besoin.
Il peut s’agir de
- Campeur de deux semaines
- Campeur de quatre semaines
- Programme de leadership
- Camp familial
- Programme scolaire
- Formation du personnel
- Une autre expérience de préparation publiée par le camp
La famille n’a pas à choisir le camp, à chercher un programme ni à décrire le campeur avant que le guide devienne utile.
Elle peut l’ouvrir et commencer à faire ses bagages.
Campeur de deux semaines
Guide de préparation
- Au campTout ce dont le campeur a besoin pour la vie quotidienne au camp
- Pour la sortieÉquipement personnel pour les sorties en canot
- Fourni par le campRien à emballer pour la familleFourni
Aucun compte requis
- Ouvrir le lien
- Commencer à parcourir le guide
- Y revenir plus tard sur le même appareil
Structure de la préparation
Rendez toute la préparation facile à comprendre.
Avant de demander à une famille de parcourir une longue liste, Trip Centre explique ce que couvre le guide.
- Au camp
- Les vêtements, maillots de bain, vêtements de pluie, articles pour dormir, articles de toilette et autres effets dont le campeur a besoin pour la vie quotidienne au camp.
- Pour la sortie
- Les vêtements, chaussures et équipement personnels dont le campeur a besoin lorsqu’il part du camp en canot ou pour d’autres programmes de plein air.
- Fourni par le camp
- Le matériel commun et les fournitures du camp que la famille n’a pas à acheter ni à emballer. Cela peut comprendre les canots, les VFI, les tentes, les réchauds, les toiles, les ustensiles de cuisine et le matériel de sécurité de groupe.
Cette structure aide les familles à comprendre à la fois leurs responsabilités et celles du camp.
États pour les familles
Montrez aux familles exactement ce qu’elles ont à faire.
Trip Centre garde l’expérience simple pour les familles. Pour les articles qu’elles doivent fournir, elles passent par deux étapes concrètes.
Se préparer
- La famille a déjà l’article.En main
- Elle doit encore se le procurer.À obtenir
Faire les bagages
- L’article est emballé et prêt à partir.Emballé
Séparer ces étapes reflète la façon dont la préparation se fait réellement. Une famille peut déjà posséder un sac de couchage plusieurs semaines avant le camp, mais devoir encore l’emballer avant le départ.
Le guide garde cette distinction claire.
Pour la sortie
- Sac de couchageEmballé
- Manteau de pluieEn main, mais pas encore emballéDéjà en main
- Lampe frontaleÀ obtenir
- Chaussures pour pagayer2 pairesÀ obtenir
Matériel fourni par le camp
Rendez visible le matériel fourni par le camp.
Le matériel fourni par le camp ne devrait pas disparaître du guide de préparation. Le montrer aide les familles à comprendre ce qui est déjà couvert.
Un parent voit que le camp fournit le canot, le VFI, la tente, le réchaud et le matériel de groupe. Il n’a pas à se demander si ces articles ont été oubliés sur la liste ou s’il doit les acheter.
Les articles fournis par le camp sont présentés à titre informatif. Les familles n’ont pas à les cocher un par un.
Le camp fournit ceci. Vous n’avez rien à emballer.
Les sorties
Intégrez les sorties sans imposer aux familles un deuxième système à apprendre.
Un campeur peut passer la plus grande partie du séjour au camp tout en participant à des sorties en canot. La famille ne devrait pas avoir à ouvrir une application distincte de planification de voyage pour préparer cette partie du programme.
Trip Centre intègre au même guide de préparation les exigences des sorties qui concernent la famille.
Fourni par le camp
- Canot
- VFI
- Tente
- Réchaud
- Toile
- Ustensiles de cuisine de groupe
Apporté par la famille pour la sortie
- Sac de couchage
- Manteau de pluie
- Chaussures pour pagayer
- Lampe frontale
- Vêtements personnels
- Articles de toilette
Le camp décide quels articles relèvent de chaque responsabilité. Les familles reçoivent un seul guide clair qui couvre toute l’expérience.
Consignes propres au programme
Donnez à chaque programme les détails dont il a vraiment besoin.
Le camp contrôle les exigences et les consignes que voient les familles.
Pour chaque article, le personnel peut définir
- À apporter ou Fourni par le camp
- Obligatoire, recommandé ou facultatif
- La quantité
- Les consignes propres au camp
- Au camp ou Pour la sortie
- La section où l’article apparaît
Un programme de quatre semaines peut exiger des quantités différentes d’un programme de deux semaines. Un programme de leadership peut comprendre un équipement personnel différent pour les sorties.
Les familles n’ont pas à interpréter une seule liste conçue pour couvrir tous les programmes possibles.
Manteau de pluie
Campeur de deux semaines
- À apporterResponsabilité de la famille
- ObligatoireNécessaire au camp et en sortie
- Quantité1
- Consignes du campImperméable avec capuchon. Identifié au nom du campeur.
- SectionsAu camp et Pour la sortie
Ce qui reste à faire
Aidez les familles à se concentrer sur ce qui reste.
À l’approche de la date de début, les familles ont besoin d’une réponse courte à une question simple.
Que nous reste-t-il à faire?
Une liste claire de ce qui reste à faire est plus utile qu’un pourcentage qui cache ce qui manque.
Trip Centre peut organiser la vue finale de la préparation en
- À obtenir
- Les articles que la famille ne s’est pas encore procurés.
- En main, pas emballé
- Les articles que la famille possède, mais qu’elle doit encore emballer.
- Emballé
- Les articles réglés.
- Fourni par le camp
- Un résumé clair du matériel déjà couvert par le camp.
Fin de la préparation
Terminez avec un état clair : prêt pour le camp.
Lorsque les articles obligatoires sont réglés et emballés, la famille atteint simplement l’état final.
Vous êtes prêts pour le camp.
Elle peut encore consulter le guide complet, l’imprimer ou y revenir plus tard pour vérifier un détail. Aucune étape finale imposée ni demande de compte ne s’interpose entre la famille et l’information dont elle a besoin.
Confidentialité
Laissez les familles se préparer sans créer de compte.
Trip Centre n’a pas besoin de savoir qui est le campeur pour aider la famille à faire ses bagages.
La progression reste disponible sur le même appareil, et le guide peut être imprimé au besoin.
Le camp publie l’expérience de préparation. La famille l’utilise.
Aucune base de données supplémentaire sur les familles n’est requise.
Les familles peuvent utiliser le guide de préparation sans fournir
- Le nom du campeur
- Les coordonnées des parents
- De renseignements médicaux
- L’attribution des chalets
- Les renseignements d’inscription
- De compte familial
Configuration par le camp
Offrez au personnel du camp une configuration ciblée.
La préparation des familles doit aussi rester simple pour le camp.
Créer ou dupliquer un programme de préparation
Partez d’un guide de programme existant ou du savoir de préparation réutilisable que fournit Trip Centre.
Ajouter le nom du programme et une introduction
Donnez aux familles le contexte dont elles ont besoin avant de commencer à parcourir le guide.
Réutiliser des articles du savoir de préparation de Trip Centre
Partez des exigences déjà connues pour l’activité plutôt que d’une page blanche.
Indiquer « À apporter » ou « Fourni par le camp »
Rendez explicite le partage entre la responsabilité de la famille et celle du camp.
Définir la quantité et l’importance
Précisez combien d’exemplaires de chaque article emballer et s’il est obligatoire, recommandé ou facultatif.
Ajouter des consignes propres au camp
Ajoutez les conseils pratiques que votre personnel donne déjà aux familles chaque saison.
Organiser les sections Au camp et Pour la sortie
Séparez la vie quotidienne au camp de l’équipement personnel nécessaire pour partir en sortie.
Publier le guide et copier le lien pour les familles
Communiquez le lien partout où les familles cherchent déjà de l’information sur le camp.
Communications actuelles
Intégrez le guide aux communications que vous envoyez déjà.
Le lien de préparation peut être communiqué partout où les familles cherchent déjà de l’information sur le camp.
Trip Centre n’a pas à devenir une autre plateforme de communication avec les familles.
Il donne à vos communications actuelles une destination claire pour la préparation.
- Le suivi d’inscription
- Les courriels aux parents
- Le site Web du camp
- La confirmation du programme
- Les communications avant l’arrivée
- Les trousses d’information imprimables
Portée du produit
Une préparation des familles qui reste ciblée.
La préparation des familles de Trip Centre n’est ni un système d’inscription, ni un système de dossiers médicaux, ni un portail pour les parents. Elle se concentre sur une tâche importante.
Aider les familles à comprendre quoi apporter, ce que le camp fournit et ce qu’il reste à emballer.
Le guide de préparation est utile en soi.
Un début de camp mieux préparé.
Les familles arrivent en comprenant mieux ce qu’on attendait d’elles. Le personnel du camp passe moins de temps à réexpliquer de l’information déjà envoyée.
Trip Centre aide les camps à
- Offrir aux familles des consignes propres à chaque programme
- Séparer les besoins quotidiens au camp des besoins personnels pour les sorties
- Montrer le matériel important fourni par le camp
- Réduire l’incertitude au moment de faire les bagages
- Aider les familles à suivre ce qui est en main, à obtenir et emballé
- Réutiliser des consignes fiables d’un séjour à l’autre
- Mettre à jour l’information de préparation à un seul endroit
- Éviter de recueillir des données inutiles sur les familles et les campeurs
- Donner au personnel une façon simple de publier chaque guide de programme
Voyez à quoi pourrait ressembler la préparation des familles pour votre camp.
Montrez-nous comment votre camp communique aujourd’hui l’information sur les bagages aux familles. Nous vous montrerons comment Trip Centre peut la transformer en une expérience de préparation claire et propre à chaque programme.